سنزودكم بنموذج خطاب تظلم إداري جاهز ومناسب حيث أن العديد من الموظفين يجدون أنفسهم في أوضاع سيئة ويعاملون بشكل غير عادل ويعانون من بعض المشاكل في العمل، وهذا يشجع الموظف على إعداد نموذج ورسالة يبين فيها تظلمه و رفعها إلى قسم الشكاوى أو الإدارة المسؤولة عن التعامل مع هذه الشكاوى. لذلك، دعونا نتحدث عن كيفية كتابة وتقديم شكوى إدارية.
جدول المحتويات
نموذج رسالة شكوى إدارية
تعتبر رسائل الإدارة أحد أنواع الرسائل الرسمية المرتبطة بالمناصب. تهدف الكتابة الإدارية إلى تعزيز وتحسين الترابط بين العلاقات الإدارية القائمة في مختلف الشركات والمؤسسات. ويختلف محتوى الرسالة باختلاف الجهة الموجهة إليها. ونوضح نموذج خطاب الشكوى الإدارية في السطور التالية:
خطاب إداري لتقديم شكوى
السيد المدير/…….
السلام عليكم بعد هذا
موضوع الشكوى الإدارية/……
أتقدم إليكم بهذه الشكوى بسبب الضرر الجسيم والإساءة التي ارتكبها: (اسم المدعى عليه) أثناء العمل، وذلك خلال ساعات العمل الرسمية التي حددتها مؤسستكم.
نص الشكوى الإدارية: الأسباب التالية دفعتني إلى إرسال هذه الرسالة لكم:
أولاً…….
ثانيًا……
ثالث…….
الرابع……
نهاية محتويات الشكوى الإدارية: أقدم لكم مجموعة من السجلات الخاصة بشكوى وهي……. والتي تؤكد أن لي كل الحق في تقديم هذه الشكوى إليكم.
ولك مني خالص الشكر والاحترام.
اسم المرسل/……..
إمضاء
……….
نموذج شكوى إدارية مطبوع
واستكمالاً لحديثنا حول نموذج الشكوى الإدارية، نقدم لكم أيضاً رسالة شكوى مكتوبة بطريقة احترافية وبأسلوب مهذب ومهذب لا يسيء لأي موظف موجود في المؤسسة أو الشركة، ويمكن إرسالها إلى الجهة المختصة السلطة في أمان تام، ونشرح هذا النموذج بالسطور التالية:
سيد/…….، رئيس القسم/……، فى الشركه/……..
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
عاجلاً أم آجلاً سأحضر لك هذه الرسالة؛ وذلك من أجل تقديم شكوى إليك بشأن ما يفعله ويفعله زميلك./……..بحقي هو مسؤول بالدائرة/……، حيث أني أعمل في هذا القسم منذ أكثر من ست سنوات، وهذا الزميل يمتنع عن اتباع قواعد وأنظمة العمل عندما يبدأ بالتواصل معي.
وبصرف النظر عن إهاناته المستمرة وظلمه المتكرر تجاهي، فإن هذا لا يزال يؤثر بشكل كبير ويعيق بشكل كبير إبداعي وابتكاري في مجال عملي. ولذلك أناشدكم التدخل وإيجاد الحل المناسب لهذه المشكلة. وذلك حتى أتمكن من القيام بعملي بتركيز وهدوء دون أي قلق. أرجو أن تتقبلوا شكري واحترامي.
إمضاء
……..
رقم الهاتف المحمول
……….
نحن ندعوك للقراءة
نموذج شكوى إلى النيابة العامة
وهناك نموذج تقديم شكوى إلى النيابة ضد المعلمين الذين يخفون أرقام أطفالنا، وجاءت هذه الشكوى على شكل رسالة نوضحها بوضوح عبر السطور التالية:
إلى النائب العام بالمحكمة الابتدائية/…….
الموضوع: عن الإخلال بالواجبات المهنية التي أضرت بأطفالي.
طالب وظيفة/……
اشتكى المعلم منه/……
السيد المدير مع احترامي.
بينما معلم اسمه ……، يعمل بالمدرسة …… ويقوم بتدريس المادة ……، قام بإخفاء أرقام امتحانات ابني عن …… الاستوديو بالقسم ……، ولم يقدمها للمحرر مما أدى إلى انعدام درجاته واستحالة عقد مجلس القسم وإعداد قوائم الطلاب الناجحين وغير الناجحين.
هذا الانتهاك للواجبات المهنية والقانونية تسبب أيضًا في الأذى لي ولابني. وبناء على هذه الأسباب أطلب محاكمة المعلم… أمام المحكمة، ويتم ذلك بمحاسبته، وتتخذ القرار المناسب لحالته وتتخذ كافة الإجراءات اللازمة.
وتقبلوا سيدي خالص شكري واحترامي.
إمضاء
……..
نصائح مهمة عند كتابة خطاب رسمي
بعد الاطلاع على نموذج خطاب الشكوى الإدارية الجاهز للطباعة، تجدر الإشارة إلى أنك تحتاج إلى معرفة مجموعة من التعليمات التي ستساعدك عند كتابة خطاب بنفسك، دون استخدام قوالب جاهزة، وسنقوم أيضًا بشرح كافة الضوابط والقواعد التي يجب اتباعها:
- كن حذرًا، واختر مفردات وكلمات وتعابير وعبارات خفيفة ومناسبة لموقف المرسل إليه ومفهومة؛ وذلك لتسهيل فهم محتوى الرسالة من قبل الجهة المختصة.
- من المهم ملاحظة ضرورة إبقاء رسالتك قصيرة وموجزة، وعدم التطويل فيها، وتقديم شكواك على الفور وبوضوح.
- عند كتابة نموذج الشكوى الإدارية يجب توخي الدقة التامة والحذر الشديد.
- ومن المهم التأكد من توثيق جميع المعلومات الواردة في محتوى الرسالة من خلال إرفاق المستندات والمعلومات بالرسالة.
- انتبه إلى نوع وحجم الورقة المحددة التي تريد تسجيل شكواك عليها، وتجنب الورق الذي يحتوي على تصميمات أو ألوان إن أمكن.
- تأكد من كتابة العناوين والعناوين بشكل صحيح وفي المكان المناسب في الرسالة.
- يجب أن يشير مرسل الرسالة الإدارية إلى وجود عدد من النسخ الأخرى للرسالة.
- من الأفضل ترك مسافة بين كل فقرة؛ لأن هذا يسهل على القارئ فهم فكرة الرسالة وتحقيق المعنى الصحيح.
- تأكد من أن حقول الرسالة منسقة بشكل صحيح ومناسبة لمنصب الوظيفة.
- يجب استخدام المظاريف الرسمية لهذا النوع من المراسلات.
- تجنب استخدام العناوين المعقدة التي يصعب فهمها بوضوح، واستبدلها بالعناوين الواضحة والبسيطة في المعنى.
نماذج من المراسلات الإدارية
وبعد النظر في أفضل مثال لشكوى إدارية، مكتوبة ومنسقة، جاهزة للنشر، نجد أن هناك مجموعة من أنواع المراسلات الإدارية، ونوضح هذه النماذج بالنقاط التالية:
- رسالة إدارية موازية: هذا النوع هو خطاب رسمي يرسله مشرف المستوى الإداري إلى مستوى إداري آخر مماثل لنفس الوظيفة.
- الرسالة الإدارية الناتجة: هي رسالة رسمية يرسلها مشرف في المستوى الإداري إلى موظف في المستوى الإداري أو مسؤول أقل من مستوى المرسل.
- الرسالة الإدارية النهائية: هذا النوع من الرسائل الرسمية هو عرض خطاب رسمي للإدارة من قبل مالك من المستوى الأدنى إلى الإدارة العليا.
كيفية كتابة خطاب إداري
معرفة شكل نموذج خطاب الشكوى الإدارية والذي يعتبر نموذجياً ومناسباً لمديري الشركات والمؤسسات المختلفة، تجدر الإشارة إلى أن هناك عدداً من الخطوات التي من المهم اتباعها عند البدء بكتابة هذه الرسالة بنفسك.
بالإضافة إلى ذلك، فهو يساهم في البناء الصحيح والناجح والموثوق لبنية الرسالة من الداخل. ونسلط الضوء على أهم الخطوات التي تساعد في كتابة نموذج الشكوى الإدارية من خلال النقاط التالية:
- تبدأ الرسالة بقسم يحتوي على تفاصيل المرسل مثل: (اسم المرسل – العنوان – رقم الهاتف المحمول – تاريخ إرسال الرسالة – موضوع الرسالة – اسم وعنوان المستلم – تحية تمهيدية للرسالة).
- بعد ذلك قم بكتابة عنوان الرسالة الإدارية، والتي تتكون من كتابة قسم في أعلى الرسالة يحتوي على العنوان التفصيلي للمؤسسة أو الشركة.
- بعد ذلك قم بتدوين رقم الرسالة، وهو ما يسمى بالعنوان المرجعي، لأنه يعمل على تحديد الموضوع الذي من المفترض أن يتم مناقشته في بقية الرسالة، وكذلك تسجيل موقعه في دفاتر ووثائق المنظمة. .
- ثم، في الجانب الأيمن العلوي من الرسالة، اكتب تاريخ الرسالة، متبوعًا باسم موقع المرسل، بما في ذلك اليوم والشهر والسنة.
- بالإضافة إلى ذلك، اكتب اسم المستلم وعنوانه باللغة العربية أيضًا على الجانب الأيمن من الرسالة، وأعد كتابته باللغة الإنجليزية.
- بعد ذلك قم بكتابة تحية تمهيدية لرسالتك التمهيدية مكونة من كلمات وعبارات ترحيبية.
- ثم استخدم كلمات وعبارات واضحة يسهل على الجهة المختصة قراءتها، وتساعد على تحقيق المعنى الصحيح والمرغوب.
- – كتابة هيكل الرسالة جيداً من حيث الهدف المراد تحقيقه في الرسالة، وتوضيح الغرض بإيجاز وإيجاز، واستخدام عبارات بسيطة وواضحة.
- ثم أكتب التحية في نهاية الرسالة بعبارات وجمل بسيطة ومناسبة تتطابق مع نهاية الرسالة الإدارية.
- وفي نهاية الرسالة يتم تسجيل توقيع المرسل وفي أي قسم يعمل وتحديد منصبه في المؤسسة.
- في حالة وجود أي مستندات تتعلق بمحتوى الرسالة، سيتم إضافتها وإرفاقها بالرسالة.
فوائد الرسائل الإدارية
ومن الجدير بالذكر أنه يجب التوضيح أن الرسالة الإدارية هي أحد أنواع وأشكال الرسائل الوظيفية الرسمية، وغالباً ما تحتوي هذه الرسائل على مجموعة من المعلومات والبيانات المنوطة بأحد موظفي الشركة في مختلف الإدارات.
بالإضافة إلى أنها يمكن أن تتضمن مجموعة من القرارات المتعلقة بالمؤسسة، وتتميز الرسائل الإدارية بعدد من المزايا، ونسلط الضوء على هذه المزايا من خلال النقاط التالية:
- وتتميز هذه الرسائل بقدرتها على تقوية الروابط بين العلاقات وجعلها جيدة، كما تبث التسامح والتسامح بين الأطراف المعنية بمحتواها.
- ويتميز بشكل واضح بمحرره ومن المسؤول عن كتابته بالشكل المطلوب وإرساله إلى الجهة المختصة للمراجعة والمراجعة.
- ويساعد ذلك في توفير الكثير من الوقت وبذل جهد أقل في تحديد المشكلة الحالية وتقليل المسافة بين المواقع المختلفة للمراسلين.
- وميزة الرسائل الإدارية أنها تحتوي على كافة البيانات اللازمة وتسهل التعبير عن المشكلة القائمة.
- وتتميز هذه الرسائل بشكلها القانوني الذي يسمح للمرسل والمتلقي بالعودة إليها مرة أخرى إذا لزم الأمر.
من المهم أن يكون لكل منشأة وكل شركة هيئة خاصة يتم إنشاؤها لتلقي شكاوى الموظفين والعاملين وأيضا للتعامل مع أي مشاكل أو مضايقات يتعرض لها أي موظف من زميله مما يحرمه من فرصة الإبداع والتميز. إنتاجي. كما هو مطلوب.