قوالب البريد الإلكتروني العربية الجاهزة ستساعدك على معرفة كيفية إنشاء بريد إلكتروني جديد حيث أنه وسيلة تواصل حديثة بين الأشخاص وخاصة في مجال الأعمال، لذلك يجب على كل خريج جديد أن يتعلم كيفية استخدام وكتابة رسائل البريد الإلكتروني قبل البدء في إنشاء بريد إلكتروني مرحلة التقديم على الوظيفة. الاحترافية في العمل هي ما يجعل… أصحاب الأعمال يختارون الشباب الذين يمكنهم مواكبة التطورات في جميع الجوانب، وبفضل ذلك سنقدم لك مجموعة متنوعة من النماذج التي يمكنك استخدامها.
جدول المحتويات
قوالب رسائل جاهزة باللغة العربية
وسوف نعرض لكم مجموعة من أهم قوالب الحروف العربية الجاهزة والتي يمكن استخدامها لأغراض محددة وهي:
1- استمارة طلب الوظيفة
سنعرض لك صياغة رسالة بريد إلكتروني رسمية يمكن كتابتها للتقدم لوظيفة ما:
تاريخ: / /
السيد رئيس مجلس الإدارة ……………
بعد التحية..
حصلت على درجة البكالوريوس في ……………… والماجستير في نفس التخصص بالإضافة إلى سنوات عديدة من الخبرة العملية كموظف في ………………. لذلك أتمنى موافقتكم على الانضمام إلي، فبما أنني عملت في مؤسستكم العريقة بغرض الاستثمار، لدي خبرة سابقة في تطوير هذا القطاع المهم والحساس في المؤسسة.
أعبر لكم عن خالص احترامي وامتناني
مواطن مقدم الطلب ………….. رقم الهاتف المحمول ………………..
رقم الهوية الوطنية…………………..
إمضاء
2- نموذج طلب شكوى ترقية
في إطار عرض قوالب البريد الإلكتروني الجاهزة باللغة العربية، نقدم لكم الصياغة الجاهزة المستخدمة لتقديم شكوى حول عدم الترويج:
اسم الشركة ……………………..
تاريخ: / /
السيد رئيس القسم …………
بعد التحية..
أتواصل معكم بعد أن تم الظلم عليّ بحرمانني من اللقب والترقية التي أستحقها ونقلها إلى موظف آخر بشكل غير قانوني. وبما أن هذا كان ظلمًا واضحًا، لم يكن لدي خيار سوى الاتصال بك لتقديم هذه الشكوى. وإنني على ثقة من أنه سيتم تطبيق مبادئ العدالة والمساواة بين الموظفين، بما يمنح كل فرد حقوقه في المؤسسة.
ولك مني خالص الشكر والاحترام
المرسل ………….في القسم………..
رقم المهمة …………….
إمضاء
3- استمارة طلب زيادة الراتب
بين يديك الصيغة لزيادة راتبك الشهري:
اسم الشركة ……………………..
تاريخ: / /
السيد رئيس القسم …………
بعد التحية..
أكتب إليكم أرجو الموافقة على زيادة راتبي حيث أني أعمل في قسم ……….. منذ سنة ………. وأبذل قصارى جهدي في العمل لأكون دائما في المقدمة والمشرف المباشر علي هو شهادة على تفانيي في العمل وكفاءتي، إلا أنني أضع دائماً مصلحة المنظمة في مقدمة أولوياتي، وكل ما أرجوه هو التقدير لجهودي والموافقة على زيادة راتبي إلى الحد الذي ترونه مناسباً.
ولك عظيم الاحترام والامتنان
مقدمه لكم من الموظف ……….. رقم الوظيفة ………..
إمضاء
4- ترك نموذج الطلب
وسوف نعرض لكم نموذج طلب الإجازة كما يلي:
نحن ندعوك للقراءة
اسم الشركة ……………………..
تاريخ: / /
السيد رئيس القسم …………
بعد التحية..
أتقدم بطلبك للحصول على الإجازة ابتداءً من …………. في اليوم // سأعود لأداء واجبات عملي في يوم …………. في // إلى ……….(سبب طلب الإجازة) وسيتولى زملائي في القسم مهام عملي فيما بينهم حتى أعود من الإجازة.
ولك عظيم الاحترام والامتنان
مقدمه لكم من الموظف ……….. رقم الوظيفة ………..
إمضاء
5- نموذج طلب السلفة المالية
إذا كنت بحاجة إلى طلب سلفة نقدية من إحدى المؤسسات، فيمكنك طلبها باستخدام الصياغة التالية:
اسم الشركة ……………………..
تاريخ: / /
السيد رئيس القسم …………
بعد التحية..
أرجو الموافقة على إعطائي سلفة نقدية بقيمة ………… لا أكثر، على أن يتم خصمها من راتبي حسب النظام.
جزيل الشكر والتقدير
مقدمه لكم من الموظف …………… رقم الوظيفة …………
إمضاء
أنواع رسائل البريد الإلكتروني
هناك نوعان من رسائل البريد الإلكتروني:
1- الإيميلات الرسمية
هذه مجموعة من الرسائل التي يتم تبادلها في إطار العمل أو المناسبات الرسمية أو مع الجهات الحكومية، ولها صيغتها الخاصة. يجب التدقيق الإملائي والنحوي وعلامات الترقيم بشكل احترافي حتى تترك انطباعًا مؤلمًا لدى الطرف الآخر. قد تكون هذه هي الصورة الأولى للوظيفة الشاغرة إذا أرسل سيرته الذاتية عبر البريد الإلكتروني قبل الذهاب إلى المقابلة.
ويمكن أن يكون هذا أيضًا أهم علامة على التقدير والاحترام المتبادل بين الموظفين في نفس المنظمة، لذا يجب الاهتمام الدقيق عند كتابة هذا النوع من الرسائل.
2- رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية
هذا هو النوع الذي يتم تبادله بين أفراد العائلة أو الأصدقاء، وقواعده هي قواعد خاصة بين المرسل والمتلقي دون الحاجة إلى مراعاة أي شيء، حيث أنها تشبه إلى حد كبير المحادثات على شبكات التواصل الاجتماعي.
مميزات البريد الإلكتروني
يعد البريد الإلكتروني خدمة الإنترنت الأكثر استخدامًا نظرًا لعدة مزايا، وهي:
- البريد الإلكتروني سريع لأن وقت تسليم الرسالة لا يمكن أن يتجاوز ثلاث ثوان.
- يمكن قراءة الرسالة في أي وقت عندما تتاح للمستلم فرصة قراءتها.
- لا يوجد وسيط بين المرسل والمرسل إليه.
- لا يوجد حد أدنى لعدد الكلمات لتقديمها.
- يمكنك إرسال ملفات بأحجام مختلفة عبر البريد الإلكتروني.
- خيار إيقاف إرسال البريد الإلكتروني قبل الإرسال.
مكونات رسالة البريد الإلكتروني
قبل أن تبدأ بكتابة البريد الإلكتروني، يجب عليك صياغته لتجنب الأخطاء والتأكد من أن لديك جميع الأجزاء الرئيسية، وهي:
- موضوع الرسالة: وهذا هو الجزء الأول الذي سيراه المتلقي ليعرف الغرض من إرسال هذه الرسالة. لذلك يجب أن يكون العنوان واضحاً ومفهوماً حتى يمكن قراءة الرسالة أو حذفها من العنوان، ويجب ألا يزيد عن ثلاث كلمات ولا يقل عن كلمتين.
- تحيات: هذه بداية أي رسالة، مثلما نلتقي بأي شخص نحييه في البداية، وإذا كان الشخص مجهولاً، يمكننا أن نذكر “إلى من يهمه الأمر” أو نستخدم عنوانه.
- عبارات الشكر والاحترام: يجب على كاتب الرسالة أن يُدرج في المحادثة بعض عبارات الشكر والتقدير لتشعر المتلقي بالراحة والتقدير، كما أن ذلك يحسن صورة المرسل.
- رسالة نصية: تعد كتابة نص الرسالة وشرح الغرض من إرسال الرسالة أحد الأشياء التي يجب عليك الاهتمام بها ومراجعتها بعناية قبل إرسال الرسالة. من الأفضل تقديم النص على شكل نقاط رئيسية وقصيرة وموجزة. حتى لا يشعر المتلقي بأن المرسل يضيع الوقت ويتجاهل بقية الرسالة.
- خاتمة: اختتم البريد الإلكتروني بالشكر والتقدير والتحيات، مع تقديم تفاصيل المرسل، بما في ذلك الاسم ووسائل الاتصال المتاحة والمسمى الوظيفي.
نصائح لكتابة البريد الإلكتروني الصحيح
هناك عدد من النصائح التي يمكنك اتباعها لإنشاء بريد إلكتروني مثالي بكل الطرق.
- انتبه إلى حجم الرسالة بحيث لا يتجاوز طول شاشة الكمبيوتر أو الجهاز المستخدم للقراءة ككل، وإذا كانت طويلة فمن الأفضل تقسيمها إلى فقرات صغيرة.
- استخدم لغة رسمية ومهذبة في الكتابة.
- ضع سطراً فارغاً بين فقرات خطابك.
- تأكد من عدم إرسال أي معلومات سرية أو مهمة إلى عنوان خاطئ.
- احرص على عدم تضمين العديد من المرفقات في رسالتك.
- لا تستخدم اختصارات الكلام في رسالتك.
- من الأفضل أن تبدأ بمسودة ثم تنسخها في رسالتك.
- قم بالتدقيق الإملائي والنحوي لرسالتك قبل إرسالها.
- استخدم طرق الاستعلام غير المباشرة.
- استخدم العبارات التي تشرح محتوى الرسالة.
- تأكد من أن الرسالة تتضمن تحية وشكرًا.
- تحقق من تفاصيل المستلم.
أصبح البريد الإلكتروني أداة أساسية للاحتراف والعمل الجاد، ولذلك يجب على كل شخص يتقدم لوظيفة أو لديه وظيفة أن يكون لديه خبرة ولو بسيطة في كيفية استخدام البريد الإلكتروني وكذلك كيفية صياغة رسائله بالشكل المطلوب.