تتطلب مهام الإداري في الفنادق أدائها في المقام الأول من شخص يحب وظيفته، وتعتبر مهنة الإداري سواء في الفنادق أو المؤسسات الأخرى من المهن الإلزامية. لأن عدداً كبيراً من الأشخاص يأتون للعمل هناك سواءً كان لديهم خبرة أم لا، وإذا كنت لا تعرف المهام المطلوبة للعمل في هذا المجال فيمكنك التعرف عليها من خلال مقال حول.
جدول المحتويات
مسؤوليات مدير الفندق
المسؤول هو الشخص الذي يستقبل زوار المنظمة التي يعمل فيها، ويجيب على المكالمات الهاتفية، ويعتبر أيضًا المرسل إليه في هذه المنظمة. وبما أنه يعمل في بهو المنشأة فهو المكان الأول الذي يدخل إليه الزوار ويتفاعلون مع المنشأة، وخاصة الزوار الجدد الذين يشكلون انطباعهم الأول من خلال طريقة تعامل موظف الاستقبال معهم.
مهام موظف الاستقبال في الفندق عديدة ولا تختلف المهام من منشأة إلى أخرى باستثناء بعض الأسماء والمهام الصغيرة.
1- مرحباً
الترحيب الجيد بالزائرين هو أول شيء يفعله المسؤول. ويستحب أن يكون المسؤول مبتهجاً في أعين الزوار ولطيفاً معهم. كما يتطلب منه التحلي بالصبر. ويجب عليه أن يرافق الزائرين إلى وجهتهم ويجب عليه التأكد من أن منطقة الاستقبال نظيفة ومرتبة ومنظمة وبها جميع المرافق اللازمة لخدمة الزائر.
2- تقديم المعلومات
يعمل موظف الاستقبال على توفير كافة البيانات التي تهم العميل مثل سعر الغرفة وموقع الغرفة المتوفرة، كما أن من مهام موظف الاستقبال في الفنادق إصدار كشوفات للعملاء إذا تطلب الأمر ذلك هو – هي.
3- تقديم الخدمات للزوار
يعمل موظف الاستقبال على تقديم الخدمات المتنوعة لنزلاء الفندق حيث يسعى دائما لتلبية متطلبات العميل وتشمل هذه الخدمات التواصل مع مختلف الأطراف في الفندق للتأكد من تلبية متطلبات العميل وأيضا التعامل مع العملاء عند الخروج والتحقق وكذلك إعداد فواتير العميل بناء على طلبه. وتشمل الخدمات المقدمة تأكيد حجوزات العملاء والرد على مكالمات العملاء واستفساراتهم.
4- تنظيم الاجتماعات
يعد ترتيب الاجتماعات مع العملاء أو مواعيد الاجتماعات من مهام موظف الاستقبال في الفندق حيث يحدد مع العملاء الوقت المناسب للقيام بأنشطة معينة.
5- المراقبة
تعد مراقبة العملاء القادمين إلى المنشأة من أبسط المهام التي يقوم بها مدير الفندق. نظرًا لأن الأمر لا يتطلب سوى القدرة على المراقبة، فيجب عليك مراقبة أنشطة العميل الذي تتعامل معه وعندما تلاحظ سلوكًا غير طبيعي ومريبًا للعميل، يجب عليك اتخاذ الاحتياطات اللازمة على الفور.
6-إدخال البيانات
من متطلبات مهنة الإدارة العمل بكمية كبيرة من بيانات العملاء وإدخال هذه البيانات في نظام المؤسسة التي تعمل بها، وهذا يجعلك مسؤولاً عن الاحتفاظ بالسجلات والجدولة حسب الأولويات أثناء الإعداد والتقديم التقارير بالإضافة إلى الأعمال المطبوعة.
المهارات التي يجب أن يمتلكها المسؤول
تتطلب مهام مدير الفندق امتلاك بعض المهارات العلمية والشخصية التي تساعده في التغلب على العقبات التي تواجه الموظف وتمكنه من أداء واجباته، وهذا ما سنعرضه الآن في الفقرات التالية:
أولاً: المهارات العلمية
موظف الاستقبال من المهن التي قد لا تتطلب في بعض الأحيان درجة علمية متقدمة، وذلك حسب حجم المؤسسة التي تعمل بها، فمثلاً العمل كموظف استقبال في عيادة طبية في أغلب الأحيان لا يتطلب مؤهلات أعلى. بل يمكنك العمل بشهادة الدراسة الثانوية.
أما الجامعات الكبيرة فتشترط الحصول على مؤهلات عليا ودراسة أحد التخصصات الإدارية ومنها “إدارة الفنادق” والغرض منها دراسة كل ما يتعلق بإدارة كافة المؤسسات التي تتعامل مع السياح، وكذلك دراسة سبل التعامل مع السياح. إجراء الضيافة . هي العلاقة الراسخة بين صناعة الفنادق والمجالات الأخرى مثل تكنولوجيا المعلومات والتسويق والعلاقات العامة والمالية وغيرها.
ثانياً: المهارات الشخصية
قد لا يكون هذا المجال مناسباً لبعض الأشخاص، حتى لو كانوا أكثر تأهيلاً في هذا المجال. وذلك لأن طبيعة شخصيتهم لا تناسب هذا المجال ويجدون صعوبة في التعامل مع الناس. ولذلك، هناك بعض المهارات الشخصية. التي تجعلك مناسباً لهذه المهنة، ومنها:
1- مهارات الاتصال مهارات التواصل
يتطلب العمل كموظف استقبال في الفنادق أو المؤسسات الأخرى القدرة على التواصل مع الآخرين، والقدرة على تلقي المعلومات وتقديمها، والقدرة على الخروج بأفكار واضحة.
كما يتطلب أيضًا سلوكيات شخصية مثل اللطف والثقة., التعاطف والاحترام، فضلاً عن القدرة على فهم لغة الجسد والإيماءات، وتحدث معظم الاتصالات وجهاً لوجه، لذا يجب أن يكون الكلام واضحاً ومفهوماً، باستخدام نبرة صوت مناسبة.
نحن ندعوك للقراءة
2- الصفات القيادية مهارات القيادة
يمكن الاستفادة من الصفات القيادية التي تتميز بها شخصية المسؤول في تحقيق الأهداف العامة للعاملين في المنظمة، حيث أنه قادر على بناء فريق قوي ومتماسك يستطيع تحقيق الأهداف المرجوة مع زيادة إنتاجية الموظفين، حيث أن القائد الناجح يتمتع بالصفات التالية:
- سرعة الذهن والتعلم.
- نحن نتطلع إلى المستقبل ونلهم الآخرين.
- القدرة على التطوير والتغيير.
- القدرة على حل الصراعات.
- القدرة على التدريب والإشراف وتوزيع المهام.
- القدرة على تحمل المسؤولية.
- الصدق والاستقلال.
- القدرة على بناء علاقات قوية.
- القدرة على التواصل بشكل فعال.
- إدارة نفسك والآخرين.
- مهارات حل المشاكل.
- لديهم مهارات استراتيجية.
3- مهارات الحاسوب مهارات الحاسوب
لقد أصبح من الصعب الآن الاستغناء عن مهارات الكمبيوتر التي يعتمد عليها سوق العمل حاليًا، أي المهارات البدنية لتشغيل أجهزة الكمبيوتر وبرامج مايكروسوفت.
وتعود حاجة المسؤول إليها إلى أن من مهام المسؤول في الفنادق إدخال بيانات العملاء على أجهزة الكمبيوتر، والعمل كمسؤول يتطلب معرفة مهارات الكمبيوتر البسيطة، مثل:
- القدرة على فتح وتشغيل جهاز الكمبيوتر.
- القدرة على معالجة النصوص باستخدام /.
- إمكانية جدولة البيانات باستخدام البرنامج / .
- القدرة على تقديم المعلومات بشكل مرئي باستخدام البرمجيات.
- القدرة على استخدام تطبيقات الاتصال مثل .
4- مهارات الاستماع الفعال مهارات الاستماع النشط
تتطلب مهام موظف الاستقبال في الفندق القدرة على سماع الآخرين والتركيز على ما يقولونه لك، حيث يجد بعض الأشخاص صعوبة في التركيز على سماع الآخرين والاستغراق بهم بشكل كامل بسبب الانشغال بما يدور في رؤوسهم.
وبصرف النظر عن قدرتك على سماع الآخرين، فهو يمنحك القدرة على كسب احترام الآخرين، وبناء علاقات قوية، وأيضا جمع المعلومات الكافية التي ستؤدي إلى قدرتك على تحقيق أفضل النتائج. لحل النزاعات.
5- مهارات تعدد المهامتعدد المهام
إن مهام موظف الاستقبال في الفندق عديدة، لذا فإن قدرتك على المرونة وأداء أكثر من وظيفة في وقت واحد ستجعلك مناسباً لبيئة العمل هذه. لأنه عليك أن تخدم أكثر من عميل في وقت واحد وتقسيم انتباهك لتلبية احتياجاتهم.
إذا لم تكن لديك هذه المهارة فلا تقلق؛ لأنه يمكنك شرائه باتباع التعليمات التالية:
- قم بإعداد قائمة بالمهام المطلوبة منك وخطط لها مسبقاً.
- حدد أولويات المهام المتوقعة منك.
- العمل على المهام المتشابهة مع بعضها البعض.
- تجنب الانحرافات.
- تفويض المهام للأشخاص المناسبين.
- أولاً، قم بتقييم عملك.
6- مهارات خدمة العملاء
تعد خدمة العملاء إحدى المسؤوليات الرئيسية لموظف الاستقبال في الفنادق والمؤسسات الأخرى. لأنك كمسؤول أنت أول من يتعامل مع العميل وتمثل وجه الشركة التي تعمل بها، لذلك يجب عليك الصبر والاستماع والإقناع.
يجب أن تعلم أن قدرتك على التصرف أمام العميل أمر ضروري حيث يجب أن يكون لديك موقف مرح حتى لو كانت مشاعرك معاكسة وسوف تصادف أيضًا عملاء يصعب إرضائهم.
يمكنك الاستفادة من مهارة الإقناع “القدرة على قراءة الأشخاص” في خدمة العملاء. إذا كنت تعرف الحالة النفسية للعميل وتعرف ما يدور في رأسه، فيمكنك استغلال ذلك لصالحك. .
7- مهارات العمل الاحترافية
هذه مجموعة من الصفات التي تحدد إذا كنت مناسبا للوظيفة أم لا، ليس فقط لوظيفة سكرتيرة، بل لجميع الوظائف. لأن صاحب العمل يبحث دائما عن موظفين يتمتعون بهذه الصفات ومنها حب التعلم، العمل تحت الضغط، القدرة على الإبداع، القدرة على التغلب على الأزمات وإدارتها، القدرة على البحث والتحليل، المرونة وكونك شخصا متعلما يجعلك مناسبا للوظيفة. .
وهناك صفات مهنية أخرى يجب أن يتمتع بها مدير الفندق عن غيره من مديري المنشآت الأخرى، منها حب السفر، والهدوء والأدب، واللباقة في التواصل، والقدرة على حفظ الأسرار، والصراحة، وقبول الآخرين.
8- المهارات التنظيمية مهارات التنظيم
إن امتلاك هذه المهارات يتيح لك تسهيل مهام موظف الاستقبال في الفندق، حيث أن قدرتك على تنظيم مساحة عملك ووقتك، وكذلك التخطيط الجيد للعمل، يتيح لك إكمال المهام الموكلة إليك بسهولة وبسرعة، وينسى البعض ذلك مهارات التفويض ضرورية. جزء من المهارات التنظيمية، حيث أنه من الصعب أن يقوم شخص واحد بإكمال جميع المهام، لذلك يجب معرفة من سيكمل المهمة بشكل أفضل وتفويضها إليه.
إن امتلاك المهارات التنظيمية ليس بالأمر الصعب، فهي من المهارات التي يمكن اكتسابها من خلال خطوات بسيطة مثل تنظيم الأفكار وتنظيم مساحة العمل الخاصة بك والمحافظة عليها طوال اليوم.
وحقيقة أنك تتمتع بهذه الصفات أو يمكنك تعلمها ستمنحك فرصة العمل كسكرتيرة في المؤسسات الكبيرة، وهو ما سيفيدك حيث تأتي هذه الوظيفة براتب مناسب يؤهلك لمستوى معيشي أعلى.