كيفية كتابة طلب كتابي إلى إحدى الجامعات مما يسهل عليك الحصول على شيء محدد في الدوائر الحكومية وخاصة في الجامعات يتم تقديم الطلبات والشكاوى بشكل رسمي من خلال النماذج المكتوبة مما يسهل الإجراءات وذلك لاختلاف في بنيتها وموضوعيتها من الطلبات غير الرسمية، ولذلك سنوضح لك كيفية كتابة طلب كتابي إلى الجامعة عبر
جدول المحتويات
كيفية كتابة طلب مكتوب إلى الجامعة
إن الخطابات الرسمية بأشكالها المختلفة لها دلالة واضحة في تحقيق الهدف من ورائها، فهي موجهة إلى كافة الجهات الرسمية، والتي يجب قبولها بسبب الشكل من أجل زيادة تطوير الوصول إلى هدفها.
وهي تختلف في المضمون والشكل والموضوعية عن الرسائل غير الرسمية، لذا سنوضح كيفية كتابة طلب كتابي للجامعة في الفقرات التالية:
1- كتابة المعلومات الأساسية
أولاً، يجب كتابة كافة التفاصيل والمعلومات الشخصية كاملة، على سبيل المثال: الاسم والذي يجب أن يكون مكوناً من أربعة أحرف في حال كان الأمر يتعلق باستفسارات رسمية أو تقديم شكوى.
2- كتابة الاسم
يجب تقديم عنوان السكن الحالي بالتفصيل، بما في ذلك رقم المنزل واسم الشارع والمنطقة والمقاطعة والبلد. ويعتبر هذا إلزاميا لخطاب رسمي.
3- أرقام الاتصال
يجب عليك إضافة أرقام الاتصال الخاصة بك، مثل: أرقام الجوال أو المنزل، أو أي أرقام شخصية أخرى، والتأكد من صحتها وأنها قيد الاستخدام دائمًا.
4- البريد الإلكتروني
ويجب إضافتها إلى الخطوات التي تتطلب ذلك، أو للطلبات التي تتوقع منها الرد أو التواصل معك عبر الإنترنت، فلا يمكن إهمال هذه الخطوة.
5- كتابة محتوى التطبيق
يجب أن يشير الطلب بشكل واضح إلى كل ما تريد الكتابة عنه، مع إضافة في البداية العنوان الرسمي للمرسل إليه، سواء كانت جهة حكومية بشكل عام أو شخص محدد.
وفي هذه الحالة، يجب أن يكون النص خالياً من أي أخطاء إملائية أو لغوية قد تؤثر على موثوقية المحتوى والطلب ككل، فضلاً عن استيفائه لكافة الشروط القانونية اللازمة للمرسل إليه.
من أهم الأمور لسلامة المحتوى احتواؤه على معلومات تفصيلية مثل: أرقام الاتصال المختلفة وعناوين البريد الإلكتروني.
إذا كنت ترغب في تقديم طلب مكتوب بخط اليد، فيجب أن يكون خط يدك واضحًا وصحيحًا، أو يجب عليك كتابته باستخدام برامج الكمبيوتر المصممة خصيصًا لهذا الغرض، وهو ما يفضله الجميع هذه الأيام.
ومن المهم في هذا الأمر أن تكون جميع المعلومات المضافة صحيحة 100%، لأنها تؤثر على التطبيق بأكمله أو الغرض من كتابته.
6- نقاط أخرى لكتابة طلب كتابي للجامعة
أثناء إخبارك بكيفية كتابة طلب كتابي إلى إحدى الجامعات، نذكر بعض الأشياء التي يجب أن يتضمنها الطلب الكتابي ونذكرها كالنقاط التالية:
- يُذكر في أسفل الطلب الرقم الجامعي والتخصص.
- تسجيل المعلومات بطريقة منظمة ومتسقة.
- اختيار العبارات والكلمات المناسبة للتعبير.
- اكتبها على ورقة A4.
- يكتب بالحبر الأسود أو الأزرق.
- يجب ألا يتعرض ورق التطبيق للخدش أو الاتساخ في حالة استخدام ممحاة الحبر عليه.
- إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر لكتابة طلبك، فيجب عليك مراعاة الهوامش وترك مسافات مناسبة بين الأسطر وبين الفقرات.
- أرسل طلبك بلغة المستلم.
- التاريخ هو تاريخ تقديم الطلب.
- المرسل إليه هو المؤسسة التي تتلقى طلب اتخاذ القرار.
- الطرف المرسل هو مقدم الطلب.
- الموضوع هو الغرض من الاستعلام أو فكرته الرئيسية التي تم إنشاؤه عليها.
- المحتوى محتوى الطلب بما في ذلك سببه والجهة الموجهة إليه ومعلومات مختصرة عن سببه. وهو مقسم إلى فقرات منظمة تعرض المحتوى بسلاسة.
طلبات كتابية للجامعة
وبعد أن ناقشنا كيفية كتابة طلب كتابي إلى إحدى الجامعات، سنذكر بعض الأمثلة التي يمكن أن تكون المرشد الأول عند كتابة هذه الرسائل ونعرضها في الفقرات التالية:
1- النموذج الأول
في هذا النموذج أدناه يتم ذكر الرقم الجامعي للطالب ونلاحظ أنه بدأ بالبسملة وبعد سرد تفاصيل مختصرة تم إلقاء التحية ثم تم إدخال الموضوع وتعديل الاسم كما يلي:
بسم الله الرحمن الرحيم
تاريخ: / /
السيد أ. عزيزي عميد كلية الحقوق جامعة القاهرة.
بعد التحية:
موضوع:……………………
أود أن أشير إلى أنني بحاجة إلى ……………
…………………………………………………………………………………………………………….
و هذا ………………………………………………..
مع تحيات الطالب : ……………
نحن ندعوك للقراءة
الرقم الجامعي: ……… الكلية: الحقوق
2- النموذج الثاني
يحتوي نموذج الطلب الكتابي الخاص بالجامعة على عنوان البريد الإلكتروني للمرسل بالإضافة إلى اسمه الكامل وعنوان سكنه لتسهيل عملية الرد عليه بمجرد الموافقة على طلبه، ونعرضها على النحو التالي:
تاريخ: / /
إلى السادة / السادة أعضاء الجامعة ………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… بناءً على الطلب الكتابي المرسل إليك، يرجى الموافقة ……………………………… …… …… ……………………… مع فائق الشكر والاحترام.
اسم مقدم الطلب كتابياً: …………………………..
إمضاء:…………………………………………………
اسم مقدم الطلب الكامل : ……………………………
العنوان الكامل:………………………..
رقم التليفون:…………………………………………………..
بريد إلكتروني:…………………………………………………..
للحصول على هذه النماذج أعلاه اضغط على الرابط التالي:
شروط الطلب الكتابي
قد تكون هناك بعض شروط التقديم التي يجب على الشخص معرفتها قبل تقديم طلبه للجامعة حيث قد يكون هناك نموذج خاص يحل محل الطلب لذلك يجب توخي الحذر قبل تقديم الطلب وأيضا طرح الأسئلة والاستفسار قبل الكتابة عليه وتقديمه أو الاتصال بالسلطات.
ومن الضروري أيضًا معرفة ما إذا كانت الطلبات تتطلب طوابع أو رسومًا أو تصاريح خاصة، لذا يجب الانتباه إلى هذه الأمور قبل التقديم.
الغرض من الطلب الكتابي
عند الحديث عن كيفية كتابة طلب كتابي إلى إحدى الجامعات، نذكر الغرض من هذه الطلبات والرسائل الرسمية ونذكرها بالنقاط التالية:
- الحصول على بيانات كاملة حول أمر محدد، وغالباً ما تكون هذه المعلومات مرتبطة بالموضوع الرئيسي للطلب.
- يرجى الرد على محتوياته وفقًا لذلك، باستخدام الإرشادات المهنية والقانونية المناسبة.
- تطبيق الإجراءات المناسبة على الطلب بما يضمن تحقيق نتائجه وعرضها على مقدم الطلب خلال الإطار الزمني المطلوب.
نصائح لكتابة البيانات المكتوبة
ولمزيد من الشرح لكيفية كتابة طلب كتابي إلى إحدى الجامعات، إليك بعض النصائح التي يجب على الطالب مراعاتها عند تقديم طلب كتابي إلى إحدى الجامعات وسنذكرها في الفقرات التالية:
1- الصياغة الأولية للطلب
وهو معروف بتشابهه مع النسخة الأصلية للتطبيق ويتجنب الأخطاء النحوية والإملائية عند كتابة النسخة الأصلية لأنه يمكنك إنشاء عدة إصدارات مختلفة لمشروع التطبيق ومن ثم تحديد النسخة المناسبة. تكون نهائية ومبتكرة.
2- إعداد الخطة
قبل البدء في الكتابة، لا بد من إعداد مخطط تفصيلي يتضمن تحديد الأفكار الكتابية ومحتوى المقترح، بما في ذلك المصادر والعنوان والمراسلات والعديد من المحتويات الأخرى المناسبة لطبيعة المقترح، مما يوفر الجهد والوقت في الكتابة.
3- كتابة الفقرات مباشرة
والمقصود من ذلك هو التنقل مباشرة بين الفقرات؛ بما أن الغرض من الطلب هو عرض أو توضيح فكرة معينة، فلا يجوز استخدام كلمات غير واضحة أو تقديم معلومات ليس لها أي قيمة لموضوع الطلب.
4- تيسير الطلب
أي أن تكتبها بطريقة تسهل فهمها عند استلامها، وبالتالي تحسين التفاعل والاستجابة السريعة للرسالة. ولذلك يجب تجنب النقاط أو البيانات غير الواضحة التي لا تتوافق مع غرض الطلب. تتضمن هذه الخيارات: المستند الكامل وعنوان البريد الإلكتروني وعنوان السكن.
5- إضافة العناوين
تُعرف هذه العناوين باسم عنوان الطلب المكتوب وغالبًا ما توجد في الطلبات الرسمية. أما الطلبات غير الرسمية فلا حاجة إليها إلا إذا رغب المؤلف في ذلك.
6- طول وقصر الفقرات
بمجرد الانتهاء من طلبك وتحديد الشكل النهائي لتقديمه، تحتاج إلى تحديد حجم الفقرات: كبيرة أو صغيرة، فمن الأفضل أن تتضمن فقرة واحدة أو فقرتين فقط.
7- إغلاق الأمر
هذه هي المرحلة الأخيرة من كتابة الطلب قبل إرساله إلى الجهة المعنية واستلامه. يجب أن تنتهي الفقرة الأخيرة بأدب وتتضمن عبارات الشكر والتقدير للطرف.
من السهل كتابة طلب مكتوب للالتحاق بالجامعة إذا اتبعت الخطوات أو النماذج الصحيحة وأخذت في الاعتبار النصائح التي تجعل طلبك أكثر فعالية وتحقق هدفك.