كيفية كتابة طلب كتابي للجامعة يسهل عليك الحصول على شيء محدد في الدوائر الحكومية وخاصة الجامعات، ونظراً لاختلاف طبيعتها وطبيعتها، يتم تقديم الطلبات والشكاوى بشكل رسمي من خلال نماذج مكتوبة تسهل الإجراءات. ولضمان الموضوعية من الطلبات غير الرسمية، نوضح للجامعة كيفية كتابة طلب مكتوب.
جدول المحتويات
كيفية كتابة طلب مكتوب إلى الجامعة؟
للرسائل الرسمية بمختلف أشكالها أهمية واضحة في تحقيق الهدف من ورائها، لذا يتم إحالتها إلى كافة الجهات الرسمية لقبولها بسبب الشكل، وذلك لتحسين الوصول إلى الهدف منها بشكل متعمق.
وهي تختلف في المحتوى والشكل والموضوعية عند مقارنتها بالرسائل غير الرسمية، لذلك نوضح في الفقرات التالية كيفية كتابة طلب كتابي إلى الجامعة:
1- كتابة البيانات الرئيسية
في حال كان الموضوع موضوع طلب أو شكوى رسمية في البداية، يجب كتابة كافة البيانات والمعلومات الشخصية مثل الاسم الذي يجب أن يكون على شكل رباعي بشكل كامل.
2- أكتب العنوان
يجب إضافة رقم المنزل واسم الشارع والحي والمحافظ وعنوان الإقامة الحالي مع الدولة بشكل تفصيلي، وهو أحد متطلبات الكتاب الرسمي.
3- أرقام الاتصال
يجب عليك تضمين أرقام الاتصال الخاصة بك، مثل أرقام الهاتف المحمول أو المنزل أو الأرقام الشخصية الأخرى؛ تأكد من أنها صحيحة وللاستخدام الدائم.
4- البريد الإلكتروني
ويجب أن تكون مرفقة بالخطوات التي تحتاجها أو الطلبات التي تنتظر الرد عليها أو التواصل معك إلكترونياً حتى لا يتم إغفال هذه الخطوة.
5- كتابة محتوى الطلب
يجب أن يحتوي الطلب بشكل واضح على كل ما تريد كتابته، بما في ذلك عنوان المرسل إليه الرسمي في البداية، سواء كان جهة حكومية بشكل عام أو شخص محدد.
وهنا يجب أن يتوافق النص مع كافة المتطلبات القانونية للمتلقي، كما يجب أن يكون خاليًا من أي أخطاء مطبعية أو نحوية من الممكن أن تؤثر على صحة المحتوى والتطبيق بشكل عام.
من أهم الأمور المتعلقة بأمان المحتوى توفر المعلومات التفصيلية مثل أرقام الاتصال المختلفة والبريد الإلكتروني.
إذا كنت تريد التقديم بخط اليد، فيجب أن يكون خطك واضحًا وصحيحًا أو مكتوبًا ببرامج الكمبيوتر التي يفضلها الجميع في الوقت الحاضر.
والمهم في هذا الصدد أن تكون جميع المعلومات المضافة صحيحة 100%، لما لها من تأثير على التطبيق بأكمله أو الغرض الذي كتبت من أجله.
6- الأمور الأخرى المطلوبة لتقديم طلب كتابي إلى الجامعة
ومن خلال عرضنا لكيفية تقديم طلب كتابي للجامعة، نتطرق إلى بعض المسائل التي يجب تقديمها في الطلب الكتابي ونذكر النقاط التالية:
- إظهار الرقم الجامعي والقسم في أسفل الطلب.
- – تدوين المعلومات بطريقة منظمة ومتسلسلة.
- اختيار العبارات والكلمات المناسبة للتعبير.
- اكتب هذا على ورقة A4.
- يكتب بالحبر الأسود أو الأزرق.
- إذا تم استخدام ممحاة حبر على ورق التطبيق، فلا ينبغي أن يكون هناك تقاطعات أو أوساخ عليها.
- إذا كان الطلب مكتوباً بالكمبيوتر، فيجب الاهتمام بالهوامش وترك مسافات مناسبة بين السطور والفقرات.
- تقديم الطلب بلغة المرسل إليه.
- التاريخ هو تاريخ تقديم الطلب.
- المرسل إليه هو المؤسسة التي تتلقى طلب اتخاذ القرار.
- المرسل يعني مقدم الطلب.
- الموضوع هو غرض التطبيق أو الفكرة الأساسية التي بني عليها.
- يشير المحتوى إلى المحتوى الذي يتضمن سبب الطلب والجهة الموجهة إليه ومعلومات مختصرة عن السبب، وينقسم إلى فقرات منظمة توضح المحتوى بشكل غير معقد.
نماذج التقديم للجامعات
وبعد الحديث عن كيفية كتابة عريضة مكتوبة للجامعة نذكر بعض النماذج التي يمكن أن تكون المرجع الأول في كتابة هذه الرسائل ونعرضها في الفقرات التالية:
1- النموذج الأول
في هذا النموذج يرد أدناه الرقم الجامعي للطالب ونذكر أنه يبدأ بالبسملة، وبعد ذكر التفاصيل المختصرة تتم التحية، ثم يتم إدخال الموضوع وتعديل الاسم، وهو كما يلي:
بسم الله الرحمن الرحيم
تاريخ: / /
السيد أ. العميد الفخري لكلية الحقوق جامعة القاهرة.
مرحبًا:
موضوع:……………………
أود أن أشير إلى أنني بحاجة إلى ………………………….
………………………………………………………………….;
هو……………………………………………………………………..
مع أطيب التحيات الطالب : ……………
الرقم الجامعي: …………………… الكلية: الحقوق
2- النموذج الثاني
يتضمن هذا النموذج الخاص بالطلب الكتابي للجامعة عنوان البريد الإلكتروني للمرسل والاسم الكامل وعنوان الإقامة مما يسهل عملية الرد عليه بعد الموافقة على الطلب، ونعرضه في النموذج أدناه:
تاريخ: / /
جامعة ………………………… مع احترامي / إحترامي للسادة / السيدات بناء على الطلب الكتابي المرسل إليكم، تفضلوا بقبول ……………………. ……………………………………، ومع فائق تقديري واحترامي.
اسم مقدم الطلب كتابياً: ……………………………………..
إمضاء:…………………………………………………
اسم مقدم الطلب الكامل: …………………………………………
العنوان الكامل:…………………………………………………..
رقم الهاتف:…………………………………………………..
بريد إلكتروني:…………………………………………………..
انقر على الرابط أدناه للحصول على النماذج المذكورة أعلاه:
شروط الطلب الكتابي
قبل التقديم على الجامعة قد تكون هناك بعض الشروط التي يجب على الشخص تعلمها، وقد يكون هناك نموذج خاص يحل محل الطلب، لذلك يجب الحذر قبل التقديم، ويجب السؤال والتساؤل قبل الكتابة. وتقديمه إلى السلطات أو استدعائهم إلى السلطات.
تحتاج أيضًا إلى معرفة ما تتطلبه الطلبات من طوابع أو رسوم أو موافقات خاصة، لذا يجب عليك مراعاة هذه الأمور قبل تقديم الطلب.
الغرض من الطلب الكتابي
ومن خلال مناقشة كيفية كتابة طلب كتابي للجامعة، نتناول الغرض من هذه الطلبات والرسائل الرسمية ونذكرها بما يلي:
- الحصول على بيانات كاملة عن شيء معين وغالباً ما ترتبط هذه المعلومات بالموضوع الرئيسي للطلب.
- الرد بطريقة تتفق مع الأحكام المهنية والقانونية المناسبة لمحتواها.
- تنفيذ الإجراءات المناسبة للتأكد من نتيجة الطلب وتسليمها لمقدم الطلب خلال فترة زمنية معينة.
نصائح لكتابة طلب مكتوب
وفي استمرار لشرح كيفية تقديم طلب كتابي إلى الجامعة، نشير إلى بعض النصائح التي يجب على الطالب الانتباه إليها عند تقديم طلب كتابي إلى الجامعة، ونشير إليها في الفقرات التالية:
1- صياغة الطلب الأول
وهي معروفة بتشابهها مع النسخة الأصلية للطلب ومع إمكانية عمل عدد مختلف من نسخ المسودة، فهي تتيح للفرد تجنب الأخطاء النحوية والمطبعية عند كتابة النسخة الأصلية ومن ثم اختيار النسخة المناسبة. أن تكون نهائية ومبتكرة.
2- إعداد الخطة
قبل البدء في الكتابة لا بد من إعداد مخطط له ويتضمن هذا الإعداد تحديد أفكار الكتابة ومحتوى الطلب من المصادر والعنوان والمراسلات والعديد من المحتويات المناسبة لطبيعة الطلب، وبالتالي توفير الجهد والوقت أثناء الكتابة.
3- كتابة الفقرات مباشرة
والمقصود هو الرغبة في التنقل مباشرة بين الفقرات؛ بما أن الغرض من الطلب هو عرض أو توضيح فكرة معينة، فلا داعي لاستخدام كلمات غير مفهومة أو تضمين معلومات ليس لها أي قيمة لموضوع الطلب.
4- تبسيط الطلب
أي كتابة الرسالة بطريقة سهلة الفهم عند استلامها، وبالتالي تعزيزها بالتفاعل والرد السريع على الرسالة، لذلك يجب تجنب النقاط الغامضة أو البيانات غير المناسبة فيما يتعلق بهدف الطلب. هي: الصم الكامل، والبريد الإلكتروني وعنوان المنزل.
5- أضف عنوانا
تُعرف هذه العناوين باسم عنوان الطلب الكتابي وغالباً ما توجد في الطلبات الرسمية، ولا يشترط الطلبات غير الرسمية إلا إذا طلبها المؤلف.
6- طول وقصر العمود الفقري
بعد إعداد الطلب وتحديد الشكل النهائي للتطبيق تحتاج إلى تحديد حجم الفقرات الكبير أو الصغير، ومن الأفضل إضافة فقرة أو فقرتين فقط.
7- أغلق التطبيق
تعرف على الخطوة الأخيرة من خلال كتابة الطلب قبل إرساله إلى الجهة المختصة وقبل وصوله إليك؛ لأن الفقرة الأخيرة ينبغي أن تنتهي بأدب مع عبارات الشكر والتقدير للسلطة.
إن كتابة طلب كتابي للجامعة أمر سهل عند اتباع الخطوات الصحيحة أو بمساعدة النماذج، مع مراعاة النصائح التي من شأنها زيادة فعالية الطلب وتحقيق الغرض منه.