كيفية كتابة تقرير وظيفي بسهولة وبساطة يرغب الكثير من الأشخاص في معرفة كيفية كتابة تقرير وظيفي بشكل صحيح لأهميته الكبيرة والحاجة إليه في كثير من الأحيان، لذلك يجب أن يكون دقيقًا ويحتوي على العديد من النقاط المهمة. هذا لجعله يبدو جيدًا ومثيرًا للاهتمام، وكجزء من هذا سنناقش المناقشة حول كيفية كتابة تقرير الأعمال.
جدول المحتويات
كيفية كتابة تقرير الأعمال
كتابة التقارير هي صياغة بعض البيانات والمعلومات الأساسية والتي يتم تلخيصها بطريقة معينة على شكل نقاط وهي ذات أهمية كبيرة للمنظمة لذلك يجب تنفيذها بدقة ولكن هناك بعض الخطوات الهامة التي يجب اتباعها اكتب تقريرا. تقرير الوظيفة صحيح ومذكور على النحو التالي:
1- تحديد موضوع التقرير
تعتبر هذه الخطوة هي الخطوة الأولى في كتابة التقرير، لذا عليك أولاً أن تقوم بتدوين كافة المعلومات التي يريد الشخص التحدث عنها في التقرير، فهذا سيساعده على تنظيم أفكاره بالشكل اللازم وكتابتها بشكل دقيق وصحيح. بسهولة حتى يتمكن الطرف الآخر من فهمها بسهولة وفي حالة وجود تعليمات أو قواعد خاصة بالطرف الذي يتم إرسال التقرير إليه، يجب أن تكون على دراية بها.
2- البحث عن المعلومات
يجب عليك البحث عن المعلومات المكتوبة في التقرير من مصادر موثوقة والاستعانة بالكتب الموجودة في المكتبات لمعرفة ما تحتاجه من معلومات، وفي ظل التطور التكنولوجي الذي نعيشه، يمكن العثور على كافة المعلومات من خلال شبكة الإنترنت ولكن موثوقة يجب اختيار المواقع بشكل محدد، مثل: المواقع الحكومية ومكتوبة بالشكل الصحيح، منظمة، عند استخدام المعلومات من مصدر، ينصح بتوفير رابط.
3- المنهج العام للتقرير
يشير المنهج العام إلى كتابة الأفكار الواردة في التقرير وينقسم إلى عدة أجزاء مثل: كتابة قسم وفروع العريضة، كتابة الفقرة على شكل نقاط متسلسلة بحيث يتم عرض الأفكار. من أجل كتابة الجمل بشكل سلس وسلس للأفكار التي تم تحقيقها لجعلها أكثر قوة، هناك رسائل تحتاج إلى مخططات وصور، فانتبه.
4- مشروع التقرير
مواصلة النقاش حول كيفية كتابة تقرير الوظيفة، من الضروري كتابة نسخة أولية من التقرير تسمى مسودة، وبفضلها يمكن تعديلها وإدخال التغييرات عليها بسهولة حتى يتم الحصول على الشكل النهائي الذي يرغب فيه كاتب التقرير. حقق. ويفضل اتباع بعض التعليمات مثل:
“صفحة العنوان، حجم الخط، جدول المحتويات، الحواشي، شرح بسيط لمقدمة التقرير، الأهداف، النتائج المحققة، الخاتمة ودليل المعلومات.”
ويجب أن تتضمن النتائج المذكورة في التقرير بعض النقاط المهمة مثل: “ما هي النتائج التي تم تحقيقها، والجوانب التي تم تقديمها، ومعايير قياس الفعالية، وهل تم دراسة واختبار جميع الفرضيات التي تم تحقيقها بعناية أم لا”. “
5- عرض التقرير
بمجرد الانتهاء من كتابة التقرير، يجب عليك مراجعته بالكامل من البداية إلى النهاية والتحقق منه جيدًا حيث قد يكون هناك بعض الأخطاء الإملائية ويجب أن تكون جميع المتطلبات والأهداف الفعلية وفقًا لما ورد في التقرير. إذا لم يكن من الممكن النظر فيه بشكل شامل، فيمكنك استخدامه.
وتجدر الإشارة إلى أن المقدمة المكتوبة في بداية التقرير يجب أن تتضمن بعض الأسئلة التي سيتم الإجابة عليها لاحقاً في التقرير، مثل: ما هي المشكلة؟ ما هو الغرض من التقرير؟ ما الذي يسبب المشكلة؟ أساليب وعوامل حل المشكلة، وأهم النتائج التي تم تحقيقها، حيث أن ذلك يحفز القارئ على مواصلة قراءة التقرير.
نحن ندعوك للقراءة
المراحل الرئيسية لكتابة التقرير
وفي سياق الحديث عن كيفية كتابة التقرير الوظيفي، نشير إلى أن هناك عدة خطوات يجب معرفتها واتباعها لأنها تساعد على كتابة التقرير بشكل صحيح، ونعرضها في النقاط التالية:
- يجب أن تفكر جيداً وتحدد الهدف من كتابة التقرير، لأن ذلك يساعد الإنسان على الكتابة لاحقاً بشكل صحيح وواضح.
- بمجرد تحديد الغرض من الموضوع، يجب عليك جمع كافة المعلومات التي تدخل فيه والتي تساعد في كتابة التقرير وتتوافق مع المعلومات التي سيتم تضمينها. ولذلك يمكنك في هذه الحالة الاستعانة ببعض الروابط التي يمكن من خلالها الحصول على الكثير من المعلومات بسهولة.
- عندما ينتهي الشخص من جمع المعلومات، عليه أن يبدأ في تنظيم الأفكار الرئيسية التي سيتضمنها التقرير في البداية، ويمكنه تجسيدها في نقاط لعرضها بشكل صحيح في التقرير.
- وبعد أن ينتهي الإنسان من تنظيم أفكاره، عليه أن يبدأ في تحليلها جيداً والتأكد من مصدر حقيقتها قبل أن يبدأ في ذكرها في التقرير.
- عند الانتهاء من كل ما سبق، تبدأ كتابة التقرير في شكل مسودة أولية، تحدد أبرز معاني التقرير، وفكرته الرئيسية، فضلاً عن المعلومات والأدلة التي تحققت. يقوم بتنسيقه بالشكل الذي يريده، وفي النهاية يقوم بمراجعته والتأكد من احتواء التقرير على كافة البيانات.
أنواع التقارير
أثناء الحديث عن كيفية كتابة التقرير الوظيفي نجد أن هناك أنواع عديدة لكتابة التقرير وكل نوع يختلف عن الآخر، لذا يجب أن تعرفها جيداً وتتضمن ما يلي:
- التقارير الرسمية: وفي أغلب الأحيان يتضمن رسالة علمية يتم إرسالها إلى الجهة الرسمية المختصة، لذا يجب أن يتضمن بعض النقاط المهمة مثل: رسالة الرسالة التي تذكر لمحة بسيطة عن محتوى التقرير، صفحة العنوان، الصفحة الرئيسية للتقرير. الملخص، فهرس المحتويات المذكورة في التقرير، المقدمة، التقرير، الخاتمة، قائمة المراجع، الملاحق.
- رسائل غير رسمية: وينقسم هذا التقرير إلى نوعين: طويل وقصير، ويتضمنان بعض العناصر الأساسية مثل: المقدمة، والتي تتضمن عنوان التقرير ونطاقه والغرض منه، ومحتوى الموضوع، وما تمت مناقشته فيه، والنتائج، كما وكذلك في النهاية هناك خاتمة تذكر بعض النقاط التي تم التوصل إليها., لكن التقارير الطويلة تتضمن أيضًا عناصر أخرى، مثل العناوين الفرعية والجداول والرسوم البيانية.
- تقارير الفحص والصيانة: يختص هذا التقرير بمسح ومعاينة العقارات والمباني ومعرفة حالتها ووصفها وتحديد ما إذا كانت مباني سكنية أم تجارية. ويحتوي على بعض النقاط المهمة مثل: ملخص في البداية، محتويات التقرير، النتائج والملاحق.
- تقرير التطور: يتضمن هذا التقرير بعض النقاط المهمة المتعلقة بالوظيفة مثل: العنوان الرئيسي، ملخص الوظيفة، ذكر حالة الوظيفة والإنجازات التي تم تحقيقها، وفي النهاية ملخص لما تم تحقيقه. يتضمن التقرير المذكور بالإضافة إلى موعد تقديم التقرير التالي وهل سيتم تقديمه خلال أسبوع أو شهر.
- التقارير الدورية: من خلال هذا التقرير يقدم الموظفون بعض البيانات والمعلومات المهمة للمديرين المعنيين، لذا يجب أن يتضمن أشياء مثل: العنوان الرئيسي، نوع التقرير، تاريخ التقديم، هوية كاتب التقرير، القرارات المتخذة. وحقق الإنجاز وأهداف العمل المستقبلية.
- تقرير الوظيفي: يتضمن هذا النوع العديد من التقارير المختلفة مثل: التقارير المحاسبية، التقارير المالية للمؤسسة، التقارير التسويقية والعديد من الأنواع الأخرى.
- التقارير العمودية: يتم كتابة هذا النوع من المديرين إلى الموظفين ويتم نقله إلى المديرين رفيعي المستوى في المنظمة أو من الموظفين إلى المديرين، وبفضل ذلك تُعرف جميع الشؤون المتضمنة في المنظمة وكيفية تنفيذ العمل.
مميزات كتابة التقرير
في ضوء الحديث عن كيفية كتابة التقرير الوظيفي، يتضح أن هناك بعض الخصائص المهمة التي يجب أن يعرفها كاتب التقرير لما لها من أهمية كبيرة وتجعل التقرير أكثر دقة وفعالية، وهي:
- يجب أن تكون جميع المعلومات المذكورة دقيقة وصحيحة وموضحة بوضوح دون قول الكثير أو تضليل القارئ.
- ويفضل كتابة المعلومات والأمور المهمة بشكل مختصر، دون إطالة، حتى لا يمل القارئ وأثناء القراءة يذكر فقط المعلومات المهمة والقيمة، وهذا يمنعه من إكمال القراءة للنهاية.
- ويجب أن يكون التقرير مكتوباً بشكل واضح حتى يسهل على القارئ فهم ما يحتويه ومراعاة جميع شروط التقرير للشخص الصادر إليه.
أهمية تقرير الأداء
بالحديث عن كيفية كتابة التقرير الوظيفي، عليك أن تعلم أنها ذات أهمية كبيرة وتستخدم دائماً في المؤسسات والشركات الكبيرة، ونلاحظ أهميتها كما يلي:
- يستخدم تقرير الأداء كوسيلة للتواصل بين جميع الجهات والإدارات الإدارية لنقل كافة المعلومات الهامة.
- يعتمد التقرير على البحث ثم تحليل جميع البيانات التي تم الحصول عليها لنقل المعلومات الرئيسية بدقة في نهاية المطاف.
- باستخدام التقرير، يمكنك التحدث عن العديد من القضايا التجارية الهامة وتقديمها بطريقة بسيطة ومفهومة.
- ويساعد ذلك المديرين على استيعاب الأفكار الجديدة من الموظفين، مما يساعد في زيادة الإنتاج وتحسين كفاءة العمل.
- ويمكن استخدامه كوثائق عمل كمرجع في أي وقت.
- المعلومات والنتائج التي تحققت في التقرير معروضة بطريقة منظمة وبسيطة، مما يتيح للقارئ سهولة فهم جوهر العمل في وقت قصير وعدم الشعور بالملل أثناء قراءته.
- وهذا يساعد على فهم مدى أهمية تحقيق النتائج والأهداف المذكورة في التقرير.
- وبفضله يمكن للمسؤولين التعرف على الصعوبات التي يواجهها الموظفون في العمل.
- يمكن استخدام تقرير الأداء لوضع خطة لتنفيذ بعض الأمور المهمة في المستقبل والتي ستعود بالنفع على المنظمة بشكل كبير.
نصائح هامة لإعداد تقريرك
في ظل الحديث عن كيفية كتابة التقرير الوظيفي نجد أن هناك بعض النصائح المهمة التي سنذكرها والتي يجب عليك معرفتها حتى يتم إعداد التقرير بالشكل الصحيح وهي:
- قبل كتابة التقرير لا بد من تحديد الفئة التي سيرسل إليها ومدى حاجتهم للمعلومات التي سيتم ذكرها.
- ويجب تقديم محتوى التقرير بشكل بسيط وفي نفس الوقت مثير للاهتمام، حتى يقرأه القارئ حتى النهاية ولا يشعر بالملل.
- قبل تسجيل المعلومات في التقرير، من الضروري التحقق من دقتها حتى لا يفقد التقرير العنصر الأكثر أهمية – الموثوقية.
- عند كتابة تقرير العمل يجب أن يكون الكاتب شخصاً محايداً وموضوعياً، لا يهتم إلا بمصلحة العمل، ولا يتحيز لأي شخص أو لرأيه الشخصي، ويكتفي بذكر القضايا المهمة فقط.
- يجب عليك الحفاظ على شكل التقرير ومحاولة جعل المقدمة مثيرة للاهتمام بحيث تجذب القارئ والخاتمة أيضًا حتى يشعر بأن التقرير مهم حقًا.
- ويمكن، إذا رغبت في ذلك، إضافة جدول رسومي لبعض الأفكار الواردة في التقرير، مما يسمح للقارئ بفهم المعلومات بسرعة.
- تجنب استخدام الرموز الغريبة أثناء إعداد التقرير حتى لا يواجه القارئ صعوبة في قراءته، لذا يجب أن تكون جميع الكلمات واضحة.
- ومن الضروري مراجعة التقرير بعناية والتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية بداخله لأنها قد تؤثر على التقرير وتجعله غير واضح.
- عند حدوث مشكلة ما في العمل يجب الحرص على الخروج بأفضل الحلول لحل المشكلة وعدم تكرارها مرة أخرى.
لتقارير الوظائف أهمية كبيرة ويمكن إنجاز الكثير من خلالها، لذا يجب كتابتها بشكل صحيح ودقيق لنقل كافة المعلومات والنتائج إلى القارئ بسلاسة، كما يجب معرفة خطوات ومراحل كتابتها.