مع القدرة على التنظيم بين الدراسة والعمل والراحة والوقت العائلي وبقية مستلزمات الحياة، يمكنك الحصول على خطوات إدارة الوقت التي نحتاجها دائمًا للاستفادة من الوقت، تمامًا كما لو كان بإمكانك وضع خطة لتنظيم وقتك. . يمكنك التعرف على كافة التفاصيل حول خطوات تنظيم الوقت من خلال التخلص من ضغوطات الحياة.
جدول المحتويات
خطوات التوقيت
إنشغالك طوال الوقت لا يعني أن لديك خطة جيدة لتنظيم وقتك وفقاً لذلك، بل على العكس، فإن خطوات إدارة الوقت الصحيحة ستنقذك من ضغوط العمل وتراكم مشاكل الحياة والعاطفة التي تشعر بها أكثر من غيرها. نظرًا لأن عدم وجود وقت كافٍ للراحة يعد علامة مهمة على الحاجة إلى وضع خطة، فإن الخطوات الصحيحة لتنظيم الوقت الذي لا يمكنك فيه الراحة يمكن أن تكون:
1- تحديد الأولويات
أول شيء عليك القيام به عند إعداد خطوات إدارة الوقت هو تقسيم أولويات وقت المهام إلى أربع فئات:
- عاجل
- مهمة
- مهم ولكن ليس عاجلا
- عاجل ولكن ليس مهم
ولتفادي تراكم المهام، من الضروري إكمال الأعمال المهمة والعاجلة أولاً، ومن ثم الأعمال الأكثر أهمية المتعلقة بإكمال الأعمال المتبقية.
تبدأ المهام في التنقل بين الفئات عندما لا يتم تنفيذ المهام بشكل صحيح، على سبيل المثال؛ حيث إن المهام الهامة التي يتم إهمالها ولكنها ليست عاجلة، تصبح مهمة وعاجلة، وكل هذا يضغط على أعصاب المرء. وهذا يجعله غير قادر على القيام بأي من واجباته.
2- تحديد الهدف
من الممكن التبديل بين خطوة تحديد الأولويات وتحديد الأهداف لأن الوقت لا يمكن أن يبدأ إلا بعد قيامك بإلغاء الخطوتين معًا، لذلك عليك تحديد الأهداف التي تريد تحقيقها حتى تتمكن من اختيار المهام التي تبدأ بها بالترتيب. لمساعدتك في الوصول إلى أهدافك بشكل أسرع.
3- استخدام التكنولوجيا
لقد توغلت التكنولوجيا بشكل دقيق للغاية في تفاصيل حياتنا حيث أصبح هناك تطبيقات متعددة للاختيار من بينها لأداء مهمة معينة، ونشير إلى ذلك في خطوة استخدام التكنولوجيا، ويمكن استخدام التطبيقات المختلفة التي يدعمها الإنترنت للمساعدة في إنجاز المهام .
على سبيل المثال: بدلاً من استخدام تقويم النشاط، والتواصل المستمر مع فريق العمل عبر المجموعات على مواقع التواصل الاجتماعي، وإضاعة الوقت بعقد اجتماعي واقعي لمناقشة موضوع بسيط، يمكن إكمال بعض مقابلات العمل من خلال التطبيقات التي تستمع إلى المحادثة. المجموعات في الفيديو ويتم ذلك في الوقت المناسب لإجراء مقابلة مدتها 20 دقيقة بدلاً من المشي مسافة طويلة إلى المكتب.
4- تجنب المشتتات
عند تحديد خطوات إدارة الوقت، يجب أن تكون لديك القدرة على رفض أي عوامل تشتيت قد تجدها، حيث قد تبدأ في قول لا لزملائك في النادي الذين يفضلون الاجتماع باستمرار والبقاء مستيقظين حتى وقت متأخر من الليل، وسيؤثر ذلك على حياتك القادمة. نشاط اليوم وقلة القدرة على إنجاز المهام.
يمكنك أيضًا توفير الطاقة التي تهدرها عوامل التشتيت أثناء القيام بمهمة أخرى، فإذا كنت متفرغًا وغير ملتزم بمهمة عاجلة، فيمكنك قضاء ذلك الوقت في التأمل أو أخذ قسط من الراحة أو أخذ حمام ساخن. لأن وقت الترفيه يتم تحديده في خطوات ترتيب الوقت.
5- خذ وقتاً للراحة
إن وضع خطة كاملة لتنظيم الوقت دون مراعاة فترة الراحة له عواقب سلبية، وهو عكس هدف وضع خطة لإدارة الوقت يمكن توقيتها بـ 30 أو 45 دقيقة حسب الحالة. إمكانية قضاء عدد كبير من الساعات في العمل دون توقف.
ويشمل ذلك قضاء يوم مع العائلة أو الأصدقاء أو الاستمتاع بالشكل المفضل لديك، بالإضافة إلى مراعاة الوقت الكافي للنوم، فلا يقل عن 7 ساعات ولا يزيد عن 9 ساعات يومياً.
6- مساعدة الآخرين
هناك بعض المهام التي يمكن للآخرين القيام بها لتوفير الوقت، ولكن هناك مهام أخرى لا يمكن إنجازها إلا من خلالك، لأنه يمكن تدريب الآخرين على القيام بأعمالك الأخرى، وهذا سيخفف الضغط عليك ويجعلك أفضل. أن تكون قادراً على إنجاز العمل الموكل إليك، ولكن هذا أمر اختياري حيث أن البعض يفضل القيام بكل ما يطلب منه بنفسه.
7- التركيز على جودة العمل
من الأخطاء التي يرتكبها أصحاب العمل هو إكمال المهام بسرعة دون التركيز على الجودة، والأهم هنا هو إكمال المزيد من المهام في وقت قصير، أكمل المهام حتى النهاية حتى يتمكن صاحب العمل من إكمالها. قم بتغييرها بالتأكيد وابدأ في التركيز على الآخرين.
ومع ذلك، إذا كان عملك ذو جودة رديئة، فقد يرفضه العملاء ونحتاج إلى وقت إضافي لإعادة العمل لإرضاء العميل.
8- تجنب المماطلة
وترجع أهمية تنفيذ الخطوات التي تنظم الوقت إلى أنهم يستطيعون تنفيذ الخطوات دون تأخير، دون كسل، في الوقت المخصص لهم، أو تأجيل العمل إلى وقت آخر لأنه لا المناسبة لتنظيم الوقت. والوقت الآخر هو الوقت المخصص لوظيفة أخرى.
9- تنظيم مكان العمل
إن الحفاظ على مكتبك مرتبًا يمكن أن يحفزك على تنظيم وقت أكثر من العمل في مكتب غير منظم. المكتب المرتب يحاول أيضًا توفير مناخ مناسب للعمل بتركيز وزيادة الإنتاجية لأنه لا يوجد ما يشغل تفكيرك. يصرف الانتباه.
أهمية إدارة الوقت
يمكن لرئيس العمل، أو أي شخص آخر لديه مسؤوليات متعددة، الاستفادة من تنظيم الوقت من خلال إكمال العدد المتوقع من المهام، وذلك من خلال تخصيص وقت مناسب لكل مهمة، وقد يكون له فوائد عديدة، منها:
- خال من التوتر: تؤدي الضغوط التي تخلقها المهام التي يجب القيام بها إلى الشعور بالتوتر والقلق من عدم إمكانية إنجاز جميع المهام الضرورية في وقت معين بسبب ضيق الوقت.
- تحسين الجودة: عندما يتطلب الأمر وقتًا كافيًا لإنجاز كل مهمة، يتم إكمال جميع المهام على أكمل وجه، ولكن عدم تنظيم الوقت يجعل الحاضرين لا ينصفون كل مهمة بسبب ضيق الوقت وبالتالي لا يمكن إكمال المهمة بشكل كافٍ. جودة.
- أكمل كل مهمة في الوقت المحدد: عندما يتم تضمين المهام في جدول مخصص، تتم معالجة كل مهمة في وقتها الخاص، ويتم إكمالها، ومن ثم البدء في مهمة أخرى، مما يوفر الكثير من الوقت والجهد.
- زيادة الثقة بالنفس: إن منح كل مهمة مقدارًا محددًا من الوقت في جدول زمني لتنظيم الوقت، والالتزام بهذا الجدول الزمني، وإكمال المهام فعليًا في الوقت المحدد سيجعل مقدم الرعاية يشعر بالإنجاز والقدرة على النجاح.
- زيادة الفرص الوظيفية: الموظف الذي ينهي عمله بجودة عالية في فترة زمنية معينة يترك الموظف الذي لا تلتزم وظيفته بمواعيد معينة ويحق له الحصول على فرص عمل أفضل في مؤسسات أخرى.
ومع إهمال إدارة الوقت ترى أن اليوم مملوء بالعمل، مما يجعلك لا تستطيع القيام بأي شيء من المتعة والقيام بنفس العمل، وهنا تكمن أهمية إدارة الوقت.