ما الفرق بين الجرد الدوري والمستمر؟ كيف تتم عملية الشراء في النظامين؟ الجرد المادي هو عملية تقوم بها الشركات لحساب مخزون البضائع لديها ويختلف نظام الجرد من منشأة إلى أخرى ويمكن التعرف على أنواع المخزون حيث أنها تنقسم إلى جرد دوري وجرد دائم ولكل نوع له مميزاته مميزاتها وعيوبها، وهذا بالضبط ما سنعمل عليه في هذا المقال.
جدول المحتويات
الفرق بين الجرد الدوري والمستمر
تختلف أنظمة الشركات والمؤسسات الصناعية في معرفتها بمراقبة المخزون فبعض المنشآت تقوم بجرد البضائع باستخدام نظام دوري والبعض الآخر يلجأ إلى نظام مستمر وهناك فرق كبير بين النظامين وكذلك الفرق بين النظام الدوري والمستمر. يمكن معرفة المخزون على النحو التالي:
أولاً: الجرد الدوري
طريقة الجرد الدوري هي طريقة آلية تعمل بها معظم الشركات وتتضمن طريقة تنظيم البضائع المخزنة في الشركات وإجراءاتها المحاسبية والتي يتم تسجيلها على فترات معينة والغرض الرئيسي منها هو تحقيق ربح مالي ودوري يتم استخدام طريقة المخزون لتحديد تكلفة البضائع المتوفرة في المؤسسة، وكذلك لحساب إيرادات الشركة ومشترياتها ومصروفاتها.
على الرغم من سهولة إجراء الجرد الدوري ولا يكلف الشركة الكثير، إلا أن له بعض العيوب، أبرزها ما يلي:
- في بعض الأحيان قد تكون هناك أخطاء في الأرقام المحاسبية، مما يؤدي إلى حدوث أخطاء في السجلات المحاسبية.
- ومن الممكن أيضًا عدم معرفة كيفية قياس المخزون بدقة، مما يتسبب في عدم رضا العملاء وينتج عن ذلك خسارة المبيعات.
ثانياً: الجرد المستمر
نظام الجرد المستمر يتتبع كافة الحركات التي تحدث في المنشأة وجرد البضائع فيها بشكل آلي ويعمل على أساس تسجيل عمليات البيع والشراء كتابيا ويتميز بالعديد من المميزات أهمها :
- يمكن الحصول على سجل الحساب بسهولة دون الحاجة لوقت كبير كما أنه دقيق لنظام الجرد الدوري.
- كما يمكن معرفة كمية وقيمة البضائع المخزنة بسهولة، على عكس المخزون الدوري.
- كما يقوم هذا النظام بالمحافظة على مخزون الشركة، على عكس نظام الجرد الدوري الذي قد تتعرض فيه البضائع للسرقة، ويعتبر هذا أحد الفروق بين الجرد الدوري والمستمر.
- وهذا أيضًا يتجنب الأخطاء عند تسجيل معاملات المبيعات في الشركة ويمنع أيضًا الأخطاء أثناء سير العمل.
- كما يمكنك بسهولة الحصول على خصومات من البائعين، والإشارة إلى الموارد التي تشتريها، والحصول على ضمانات بإمكانية إرجاع المنتج في حالة وجود أي أخطاء فيه.
على الرغم من المزايا السابقة لنظام الجرد الدائم، إلا أن له أيضًا بعض العيوب، وهي:
- يعد نظام الجرد الدائم أكثر تكلفة من نظام الجرد التقليدي ويتطلب المزيد من مصممي ومطوري الأجهزة والبرامج والأنظمة.
- فهي لا تعمل فقط باستخدام نظام إلكتروني، ولكنها تحتاج أيضًا إلى قوة بشرية لإتمام العمل وتتطلب أيضًا الكثير من المهام الإدارية.
- كما أنها تحتاج إلى ضوابط داخلية تتمثل في الكاميرات والأفراد الذين يراقبون العملاء ويضمنون أمن الشركة.
- قد يساهم هذا النظام في زيادة سرقة البضائع المخزنية، حيث أنه لا يقدم فوائد، وقد تحدث بعض الأخطاء عند تسجيل المشتريات.
- وهذا يتطلب أيضًا تكاليف التدريب، حيث أن هذا النظام يتطلب كفاءة الموظفين الذين يقومون بهذا العمل.
طريقة المحاسبة في عملية الشراء
ويمكن معرفة الفرق بين المخزون الدوري والمستمر في الطريقة المحاسبية من خلال ما يلي:
أولاً: الإجراء المحاسبي في نظام الجرد الدوري.
يمكن معالجة فواتير البضائع إذا كانت المنشأة تتبع نظام الجرد الدوري، وذلك على النحو التالي:
1- التسوق
تتطلب عملية الشراء في المؤسسات العاملة بموجب نظام الجرد الدوري محاسبة المشتريات من خلال طريقة تنفيذها وبيان المقتنيات المستلمة للاستخدام.
3- تكاليف الشراء
نحن ندعوك للقراءة
عند إجراء عملية الشراء، هناك بعض التكاليف المرتبطة بها، مثل عملية النقل والتفريغ، وتكاليف الشحن والتأمين على البضاعة، والتي تعتمد على الاتفاق بين الطرفين.
5- البيع
عند إجراء البيع، يؤخذ الدين في الاعتبار بالتكلفة التي بيعت بها البضاعة، والتي تعتمد على طريقة البيع، فإذا رغب المشتري في إرجاع البضاعة المباعة أو كان هناك عيوب في البضاعة، وأراد ذلك يحصل على خصم، ويتم تسجيل الدخل أو الخصم الذي حصل عليه.
6- مصاريف البيع
تكاليف البيع تعتمد على الاتفاق بين الطرفين. وفي حال تم الاتفاق على التسليم في موقع البائع، يتحمل المشتري تكاليف عملية البيع. وإذا تم الاتفاق على التسليم في موقع البائع، يتحمل المشتري التكاليف. مشتر.
ثانياً : المحاسبة عن نظام المخزون . مستمر
يمكن معالجة فواتير البضائع إذا كانت الشركة تستخدم نظام الجرد الدائم على النحو التالي:
1- التسوق
عندما تقوم شركة تعمل بنظام الجرد الدائم بشراء سلعة ما، يجب على المشتري دفع تكلفة السلعة للبائع، ويتم احتسابها حسب طريقة الدفع. إذا كان هناك عوائد على المشتريات، فإن البائع لا يتحمل سوى تكلفة البضاعة. عوائد أو تلقى خصم.
3- تكاليف الشراء
ويتم ذلك بالاتفاق بين الطرفين. إذا كان الاتفاق بينهما على تسليم البضاعة إلى البائع، فإن تكاليف الشراء والنقل يتحملها المشتري، وإذا كان الاتفاق على تسليم البضاعة إلى المشتري، فإن التكاليف يتحملها البائع.
4- خصومات على المشتريات
يتم احتساب الخصومات التجارية دون تسجيلها، وتؤخذ تكلفة البضاعة بمبلغها الأساسي دون خصم. أما خصم الكميات فلا يختلف عن نظام الجرد الدوري. أما الخصم النقدي فيمكن تفسيره وفق الطريقة التي أشارت إليها الشركة. إذا كانت الشركة تعمل بموجب نظام تسعير شامل، فسيتم تخفيض التكاليف إذا استفادت الشركة من الخصم، وإذا كانت تعمل بموجب نظام تسعير خالص، فسيتم تسعير العناصر بسعرها الأساسي قبل الخصم.
5- عمليات البيع
عند إجراء البيع من خلال المنشآت التي تستخدم نظام الجرد الدائم يجب توافر شرطين أحدهما أن يكون هناك إثبات البيع من خلال إثبات طريقة البيع سواء كان البيع نقدا أو بالشيك، وثانيا أن يكون إثبات القيمة التي بيعت بها البضاعة.
6- مردود المبيعات
عندما يقوم العميل بإرجاع سلعة أو يحاول الحصول على أي خصومات بسبب سلعة معيبة، يجب إثبات الإرجاع أو السماح بالخصومات من خلال عملية تسجيل، تسجل الأولى تكلفة الإرجاع والثانية قيمة السلعة الخصم المسموح به
يمكن تحديد الفرق بين الجرد الدوري والمستمر بسهولة، ولكن الأهم هو أن كل نوع له العديد من المزايا التي يمكنك الاستفادة منها لتحقيق النتائج المرجوة بأفضل طريقة ممكنة.